Выдача в подотчет — фиксация выдачи денежных средств компании в подотчет её сотрудникам.
Например, выдача денег сотруднику для закупки канцтоваров в офис.
Данный документ можно создать через блок Финансы и бюджетирование раздел Расчеты с подотчетниками.
Далее, мы детальнее опишем создание документа об выдаче.
Как создать документ "Выдача в подотчет" на основании документа "Заказ поставщику"?
Как создать документ "Выдача в подотчет"?
1. Переходим в блок Финансы и бюджетирование раздел Расчеты с подотчетниками, и нажимаем кнопку "Создать".
2. Из выпадающего списка выбираем строку Выдача в подотчет.
3. После нажатия соответствующей строки, перед нами открывается рабочее поле документа.
4. В левой части документа заполняем такие строки:
Поле Основные характеристики строка Комментарий (не обязательно) - вносим дополнительные характеристики к документу.
Строка Ответственный - из выпадающего списка выбираем того, кто создал данный документ;
Строка Дата создания - указываем дату создания документа. Автоматически, вносится дата и время при открытии документа, но вы можете изменить её вручную с помощью данного виджета в строке.
Строка Подотчетник - из выпадающего списка выбираем подотчетное лицо, которому будут выданы денежные средства.
Строка Уведомление - из выпадающего списка выбираем пользователя/сотрудника, которому хотим отправить уведомление о создании данного документа;
Строка Номер документа - некликабельная строка, после сохранения документа в строке автоматически появляется номер данного документа, который присваивает сервис.
В строке Тип наличного расчёта - Касса или Карта. Необходимо выбрать, как ваша организация будет выдавать денежные средства подотчет - из кассы организации или её банковской карты.
Поле Оплата необходимо, для указания суммы выдачи денежных средств.
ВАЖНО! Выдача и возврат денежных средств подотчетникам производится только с кассы и/или банковских карт компании (только наличные средства).
В столбце Кассы - из выпадающего списка необходимо, выбрать кассу/карту компании с которой выдают денежные средства.
В столбце Сумма - необходимо вписать сумму денежных средств, которую выдают подотчетнику.
5. В правой части документа заполняем такую информацию:
Нажимаем кнопку "Добавить" и заполняем столбцы в появившейся строке.
В столбце Направление деятельности - из выпадающего списка выбираем, то направление деятельности по которому происходит выдача денежных средств подотчетнику;
В столбце Проект - из выпадающего списка выбираем тот проект, по которому происходит выдача денежных средств.
В столбце Сумма выдачи - вписываем сумму денежных средств, которую выдаем подотчетнику;
В столбце Комментарий (не обязательно) - вписываем если нужно информацию, по данной сумме денежных средств.
После внесения всей информации в строке, нажимаем на виджет
6. После внесения всей информации, незабываем нажать кнопку "Сохранить".
Как создать документ "Выдача в подотчет" на основании документа "Заказ поставщику"?
1. Найти нужный "Заказ поставщику" в блоке Закупки разделе Заказы поставщикам
или в карточке контрагента в подчиненности договора.
2. Навести мышкой на нужный документ и справа появятся кнопки, одна из них "Выдача в подотчет", нажав ее, создадите документ "Выдача в подотчет" на основании выбранного заказа поставщика.
3. Останется только заполнить документ "Выдача в подотчет" и сохранить его как описано в первой части этой статьи.