Данный документ можно создать через блок Финансы и бюджетирование раздел Расчеты с подотчетниками, а также через блок Контрагенты ➞ Карточка контрагента. Далее мы детальнее опишем первый способ.
Как создать документ "Авансовый отчет" на основании документа "Заказ поставщику"?
Как создать документ "Авансовый отчет"?
1. Переходим в блок Финансы и бюджетирование раздел Расчеты с подотчетниками, и нажимаем кнопку "Создать".
2. Из выпадающего списка выбираем строку "Авансовый отчет".
3. После нажатия соответствующей строки, перед нами открывается рабочее поле документа.
В левой части документа заполняем такие строки:
Поле Основные характеристики строка Комментарий(не обязательно) - вносим дополнительные характеристики к документу.
Строка Ответственный - из выпадающего списка выбираем того, кто создал данный документ;
Строка Дата создания - указываем дату создания документа.
Строка Подотчетник - из выпадающего списка выбираем подотчетное лицо, которое будет отчитывается за взятые ранее денежные средства.
Строка Валюта - из выпадающего списка выбираем ту валюту, в которой ранее выдавались денежные средства подотчетному лицу.
Строка Послать уведомление - из выпадающего списка выбираем пользователя/сотрудника, которому хотим отправить уведомление о создании данного документа;
Строка Номер документа - В строке Номер документа - указываем необходимый номер документу, вписавши в строку цифру.
В правой части документа заполняем такие информационные поля:
Поле Прочие расходы
Данное поле мы заполняем, когда подотчетное лицо самостоятельно израсходовало денежные средства выданные нами ранее.
Поле Оплата поставщикам
Данное поле мы заполняем, когда подотчетное лицо израсходовало денежные средства на оплату расходов по одному или нескольким поставщикам компании.
4. Далее, заполняем информацией необходимое нам поле
Как заполнить поле Прочие расходы?
С помощью кнопки "Добавить", добавляем строку для внесения информации о расходе подотчетного лица.
После нажатия кнопки появляется строка, где в каждом столбце необходимо указать такую информацию:
Столбец Статья расходов - из выпадающего списка необходимо, выбрать статью расходов по которой проходили расходы денежных средств подотчетного лица.
Столбец Сумма - вписываем сумму денежных средств потраченных подотчетным лицом.
Столбец Направление деятельности - из выпадающего списка выбираем, то направление деятельности по которому произошел расход.
Столбец Проект - из выпадающего списка выбираем тот проект, по которому произошел расход
Столбец Комментарий - вносим дополнительную информации о расходе подотчетного лица (необязательный столбец для заполнения)
После заполнения всей информации в строке, необходимо нажать на данный виджет . И поле с заполненной строкой будет иметь такой вид ⮯
Как заполнить поле Оплата поставщикам?
С помощью кнопки "Добавить", добавляем строку для внесения информации о расходе подотчетного лица.
После нажатия кнопки появляется строка, где в каждом столбце необходимо указать такую информацию:
Столбец Поставщик - из выпадающего списка необходимо, выбрать поставщика по которому проходили расходы денежных средств подотчетного лица
Столбец Сумма - вписываем сумму денежных средств потраченных подотчетным лицом
Столбец Договор - из выпадающего списка выбираем, тот договор на основе которого произошел расход по поставщикам
Важно! Договоры тянутся только те, которые находятся в наличном расчете. Те договоры, где указан расчет – безналичный, не тянутся.
Столбец Счет на оплату - из выпадающего списка выбираем документ на основе которого произошел расход, тот заказ-счет по которому будет проходить данный документ.
Столбец Комментарий - вносим дополнительную информации о расходе подотчетного лица(необязательный столбец для заполнения)
После заполнения всей информации в строке, необходимо нажать на данный виджет. И поле с заполненной строкой будет иметь такой вид ⮯
5. После внесения всей информации, незабываем нажать на кнопку "Сохранить".
Как создать документ "Авансовій отчет" на основании документа "Заказ поставщику"?
1. Найти нужный "Заказ поставщику" в блоке Закупки разделе Заказы поставщикам
или в карточке контрагента в подчиненности договора.
2. Навести мышкой на нужный документ и справа появятся кнопки, одна из них "Авансовый отчет", нажав ее, создадите документ "Авансовый отчет" на основании выбранного заказа поставщика.
3. Останется только заполнить документ "Авансовый отчет" и сохранить его как описано в первой части этой статьи.