Контроль підзвітних коштів: Як працювати зі звітом "Взаєморозрахунки з підзвітниками"

Чому це важливо для бізнесу?

Головний результат: сформувавши звіт "Взаєморозрахунки з підзвітниками", ви отримаєте повну та прозору картину руху грошових коштів, виданих співробітникам під звіт. Ви зможете миттєво побачити, хто з працівників має перед компанією заборгованість, які суми вже були підтверджені документально (відзвітовані), а які гроші повернулися назад до каси.

Аналіз взаєморозрахунків з підзвітними особами допомагає:

• Запобігти втраті грошей: чітко бачити, за якими співробітниками зафіксовано борг на кінець періоду.

• Прискорити фінансову звітність: вчасно виявляти відсутність авансових звітів за виданими сумами.

• Уникнути плутанини: бачити всю історію взаємодії з кожним підзвітником в одному місці — від видачі коштів до повного закриття балансу.

Реальні кейси застосування:

• Кейс 1 (Закупівля матеріалів для офісу): Офіс-менеджер Іваненко Іван Іванович отримав під звіт 500,00 UAH на придбання канцелярії. Бухгалтер за допомогою звіту бачить транзакцію "Видача підзвітних коштів № 2 від 13.03.2026". Оскільки Іван ще не надав чеків, система фіксує кінцевий залишок за ним у розмірі 500,00 UAH. Це сигнал для бухгалтера нагадати співробітнику про необхідність звіту.

• Кейс 2 (Витрати на відрядження без попереднього авансу): Співробітник Петров Іван Сергійович поїхав на зустріч із клієнтом та витратив власні 100,00 USD на таксі та готель. Він надав документи, і бухгалтер провів "Авансовий звіт № 1 від 07.01.2026". У звіті у колонці "Відзвітовано" з'явилося 100,00 USD, а кінцевий залишок відображається як -100,00 USD. Це означає, що компанія має борг перед Петровим і повинна виплатити йому цю суму.

Покрокова інструкція: Як налаштувати та сформувати звіт

Крок 1. Перехід до звіту та встановлення періоду

1. У лівому Головному меню системи зайділь у  вкладку Звіти та оберіть "Взаєморозрахунки з підзвітниками".

2. Перейдіть до лівої панелі "Фільтри".

3. Натисніть на поле календаря та вкажіть період для аналізу (наприклад, 01.01.2026 - 14.07.2026).

4. У полі "Підзвітник" є можливість вибрати одного або декілька співробітників.

Крок 2. Налаштування групування та деталізації даних

Налаштуйте відображення таблиці під ваші потреби за допомогою інструментів у верхній панелі звіту:

1. У полі "Групувати за" оберіть значення "Підзвітники" або "Валюта"

2. У полі "Деталізація по" вкажіть рівень занурення — наприклад, "Документи" або "Валюта".

3. За потреби активуйте тумблер "Показати третій рівень: Документи", щоб одразу бачити назви та дати документів (авансових звітів чи ордерів на видачу) у структурі таблиці.

4. Якщо ви ведете облік у національній валюті, але хочете бачити еквівалент в основній валюті системи, активуйте тумблер "Валюта управлінського обліку".

Крок 3. Формування та читання показників звіту

1. Натисніть синю кнопку "Сформувати звіт" для побудови таблиці.

2. Проаналізуйте виведені стовпчики:

   • Початковий залишок: борги між компанією та співробітником на початок періоду (якщо значення позитивне — винен співробітник; якщо негативне — компанія винна співробітнику).

   • Видано/Повернуто: сума коштів, яку співробітник отримав на руки, або повернув невикористаний залишок у касу.

   • Відзвітовано: суми за наданими та проведеними у системі авансовими звітами.

   • Кінцевий залишок: фінальний стан взаєморозрахунків на кінець періоду.

Підсумок

Звіт "Взаєморозрахунки з підзвітниками" автоматизує контроль за готівковими та безготівковими коштами, виданими працівникам компанії. Ви завжди будете бачити реальний баланс розрахунків і зможете вчасно закривати борги або вимагати звітні чеки.

#підзвітні_кошти #взаєморозрахунки #авансовий_звіт #фінанси #звіти_BIMP