Універсальний імпорт товарів у документ «Замовлення постачальнику»

Використовуйте інструмент універсального імпорту, щоб миттєво завантажувати дані з Excel-файлів безпосередньо у специфікацію замовлення.

Написано Bimp

Оновлено 2 тижні тому

Імпорт даних — це процес автоматичного перенесення інформації з Excel-файлів у систему BIMP для швидкого формування специфікації замовлення. Ця функція дозволяє миттєво додати сотні товарів у документ, уникаючи помилок, які часто виникають при ручному введенні.

Чому це важливо для бізнесу:

Коли менеджер отримує від постачальника великий перелік товарів або залишки по прайсу, ручне набивання позицій займає години. Універсальний імпорт автоматизує цей крок: система сама знаходить потрібну номенклатуру за артикулом чи штрихкодом і підставляє актуальні ціни. Це економить час і гарантує точність даних у закупівлі.

Практичні кейси для менеджера:

Швидке замовлення за артикулами. Менеджер активує пошук «За артикулом», завантажує Excel-заявку від відділу продажів, і система миттєво ідентифікує всі позиції (наприклад, «ART-001»), підтягуючи їхні повні назви та характеристики у замовлення.

Закупівля за актуальними цінами. Менеджер «Coffee Hub» отримує файл від постачальника, де вказана ціна 100 грн. Оскільки в системі вже налаштовано «Стандартний прайс» із ціною 120 грн, при імпорті BIMP автоматично ігнорує дані з файлу та підтягує 120 грн, щоб фінансовий облік залишався коректним.

Робота зі специфічними товарами (CAS чи штрихкод). Для хімічного виробництва менеджер налаштовує пошук за CAS-номером. Навіть якщо назва товару у постачальника відрізняється від назви в базі, система знайде правильну картку за унікальним номером.

Обробка нових позицій у поставці. Якщо постачальник додав у накладну новий товар, якого ще немає в BIMP, система не зупинить імпорт. Вона створить рядок із кількістю та ціною, але залишить назву порожньою, щоб менеджер міг швидко створити нову картку товару прямо з документа.

Покрокова інструкція

Крок 1. Підготовка до імпорту

У документі «Замовлення постачальнику» натисніть кнопку «Імпорт».
У вікні, що з'явиться, перейдіть на вкладку «Налаштування».

Крок 2. Налаштування правил пошуку та цін

Перед завантаженням важливо вказати системі, як «читати» ваш файл:

Виберіть ідентифікатори: позначте галочками параметри, за якими BIMP знайде товар (Артикул, Штрихкод тощо).
Виберіть прайс-лист:
- Якщо ви хочете використовувати ціни з бази — оберіть прайс постачальника.
- Якщо ви хочете завантажити ціни, вказані у файлі — залиште поле порожнім.

Порада: Якщо за одним артикулом у базі знайдено кілька карток, система автоматично вибере ту, що була створена раніше. Це допомагає уникати плутанини з дублями номенклатури.

Крок 3. Завантаження та співставлення (мапінг)

Перейдіть у вкладку «Файл» та оберіть свій документ.
Вкажіть, яка колонка вашого файлу відповідає полю Номенклатура, яка — Кількість, а яка — Ціна.

Примітка: Налаштування колонок (мапінг) потрібно вказувати щоразу при новому імпорті, оскільки файли від різних постачальників можуть мати різну структуру.

Підсумок: Використання універсального імпорту дозволяє менеджеру зосередитися на аналізі закупівель, а не на механічному введенні даних.

Читайте також:

#імпорт_замовлень #закупівлі #менеджмент_складу #автоматизація_BIMP #Excel_імпорт

Чи була наша стаття корисною?