Довідник потрібний для внесення всіх контрагентів вашої компанії.
Контрагент — юридична чи фізична особа, з якою взаємодіє ваша компанія. Контрагент може бути постачальник, клієнт або інвестор вашої компанії.
Контрагентів у цей довідник можна внести трьома способами — вивантажити контрагентів з іншої системи обліку (якщо ви вели облік у подібних програмах раніше), імпортувати через шаблон Excel і вручну.
Щоб, вивантажити контрагентів першим способом з іншої системи обліку, зверніться за допомогою до менеджера турботи сервісу, через чат-бот підтримки.
Для внесення контрагентів другим способом – імпортувати із шаблону, рекомендуємо ознайомитись зі статтею: Імпорт Контрагентів компанії за допомогою шаблону Excel.
Щоб заповнити третім способом — вручну, необхідно відкрити блок Довідники, розділ Контрагенти та фіз.особи та натискаємо на кнопку “Створити” на робочому полі довідника.
Після натискання кнопки перед нами відкривається картка контрагента.
Як правильно заповнити картку контрагента?
1. У верхньому рядку картки вносимо назву контрагента, а також за допомогою кнопки "+" завантажуємо в картку фото контрагента (фото інвестора, фірмовий логотип організації й т.п.)
2. У полі Основні характеристики у рядку Опис (не обов'язково) - вносимо коментар про нашого контрагента (наприклад, умови співпраці тощо).
3. У рядок Найменування для друку – вносимо юридичну назву для друкованих форм документів;
4. За допомогою рядка Пріоритет - можна впливати на те, у якому порядку буде відображатись той чи інший контрагент у випадаючих списках в документах. За замовченням в усіх контрагентів стоїть пріоритет 0, проте можна змінити на значення від 1 до 999. Чим більше число, тим вище даний контрагент буде відображатись у випадаючому списку в документах.
5. У рядок Основний менеджер — зі списку обираємо того співробітника (менеджера), який створив цю картку чи закріплений за цим контрагентом (Не обов'язкове до заповнення).
6. У рядку Головний контрагент зі списку обираємо головного контрагента, а в рядок E-mail вписуємо електронну адресу контрагента.
7. Також, необхідно вибрати Тип контрагента. Контрагент може бути одного типу або одночасно декількома.
8. У рядку Джерело залучення з випадаючого списку обираємо джерело залучення даного контрагента. У сервісі за замовчуванням створюються три джерела залучення – Facebook, Instagram, Сайт. При необхідності можна додати нові джерела в блоці Довідники розділ Джерело залучення.
9. У рядку Країна реєстрації вибираємо країну реєстрації даного контрагента зі списку.
10. У рядки ІПН та Код ЄДРПОУ вносимо відповідну інформацію.
При внесенні в рядок Код ЄДРПОУ відповідної інформації у картці контрагента автоматично з'являється кнопка "Завантажити дані про компанію за кодом ЄДРПОУ".
Натиснувши на цю кнопку, програма автоматично заповнює інформацією рядок Найменування для друку, поле Контактні особи — вносяться дані про директора компанії, і в полі Адреси в рядок Юридична адреса вноситься адреса компанії (дані підтягуються програмою з Opendatabot).
11. Вносимо дані в робоче поле Рахунки, де прописуємо всі розрахункові рахунки контрагента за допомогою кнопки "Додати".
12. У полі Контактні особи картки у відповідних стовпцях прописуємо — ПІБ контакту контрагента, посаду контакту та мобільний телефон контактної особи, за допомогою натискання кнопки "Додати".
13. У полі Адреси після натискання кнопки "Додати адресу" зі списку обираємо, якого типу адресу ми хочемо внести в картку.
14. На робочому полі Додаткові характеристики при натисканні кнопки "Додати характеристику" ми можемо додати додаткову характеристику про контрагента, яку ми раніше внесли в блоці Налаштування.
Детальніше про додаткову характеристику контрагентів читайте в статті: Додаткові поля контрагента
15. Після внесення всієї інформації в картку контрагента, натискаємо кнопку "Зберегти".
Картка контрагента відображається в блоці Довідники розділ Контрагенти та фіз.особи у блоці Контрагенти.
При відкритті картки контрагента в блоці Контрагенти, крім вищезгаданих рядків картки, також з'являється ще одне інформаційне поле.
Детальніше, про те, що таке Проєкт і навіщо він потрібен у картці контрагента, читайте у статті: Довідник Проєкти.