Звіт «Прострочена заборгованість покупців» - це аналітичний інструмент управлінського обліку, який не просто показує, хто з клієнтів винен гроші компанії, а класифікує ці борги за часом затримки. Звіт автоматично розподіляє дебіторську заборгованість за періодами (інтервалами днів), допомагаючи виявити «проблемні» рахунки, які вимагають негайної роботи менеджера або юридичного відділу.
Для підтримки стабільної ліквідності бізнесу недостатньо знати загальну суму дебіторської заборгованості. Важливо розуміти її структуру: борг, який прострочено на 2 дні — це поточна робоча ситуація, а борг із затримкою понад 60 днів — серйозний ризик безповоротної втрати грошей. Контроль прострочки дозволяє компанії вчасно реагувати на недисциплінованість клієнтів, нараховувати пеню (якщо це передбачено договором) та запобігати дефіциту оборотних коштів.
Базою для автоматичного розрахунку дати прострочення та сум у звіті є дата первинного документа відвантаження (наприклад, видаткової накладної), до якої додається кількість днів відтермінування, зафіксована в картці договору контрагента.
Практичні кейси використання
-
Кейс 1: Керування відстрочкою платежу. Компанія «СпецТех» придбала обладнання за замовленням покупця із погодженою відстрочкою платежу. Термін оплати минув 2 дні тому. У звіті система миттєво підсвічує «Термін прострочення: 2 дні» та відносить суму до першого інтервалу «До 7 днів». Менеджер бачить це і надсилає клієнту м'яке нагадування про необхідність закрити рахунок.
-
Кейс 2: Заборона відвантажень хронічним боржникам. Керівник відділу продажів раз на тиждень аналізує колонки «31–60» та «Від 61». Клієнти, чиї борги потрапляють у ці інтервали, автоматично переходять у «стоп-лист» — система сигналізує менеджерам про повну заборону будь-яких нових відвантажень чи надання послуг до моменту повного погашення старої прострочки.
Покрокова інструкція: налаштування замовлення та робота зі звітом
Крок 1. Налаштування кількості днів відтермінування в картці договору
Для того щоб звіт правильно розраховував дні затримки платежу, ці параметри обов'язково мають бути внесені в первинні налаштування контрагента:
-
Перейдіть у розділ Контрагенти та відкрийте картку потрібного клієнта.
-
Перейдіть на вкладку «Договори» всередині картки.
-
Знайдіть та відкрийте потрібний договір.
-
У правій панелі налаштувань властивостей договору знайдіть поле «К-сть днів відтермінування».
-
Введіть точну кількість днів, яку ви надаєте покупцю для оплати після отримання товару.
-
Збережіть налаштування договору.
За замовчуванням у полі «К-сть днів відтермінування» встановлено значення 0. Це означає, що клієнт має розрахуватися за товар безпосередньо в день його відвантаження, і вже наступного дня не закритий фінансово борг почне вважатися простроченим.
Крок 2. Аналіз полів та структури таблиці звіту
Після налаштування договорів та проведення операцій відвантаження перейдіть у розділ звітів та відкрийте Звіт «Прострочена заборгованість покупців». Таблиця звіту складається з таких полів:
-
Контрагенти / Замовлення-рахунки: Ієрархічний список, де при розгортанні імені клієнта (наприклад, МоторКомплект) видно конкретне замовлення-підставу.
-
Загальна заборгованість: Повна сума, яку клієнт ще не оплатив за цим документом.
-
Прострочена заборгованість: Сума, термін виплати якої вже офіційно минув (тобто від дати відвантаження пройшло більше днів, ніж вказано в договорі).
-
Термін прострочення (днів): озрахована системою кількість днів фактичного запізнення платежу.
-
Інтервали затримки (До 7, 8–14, 15–30, 31–60, Від 61): Спеціальні колонки, куди система автоматично розподіляє суми боргів залежно від тривалості прострочення для зручності візуального аналізу.
Крок 3. Налаштування фільтрів та шаблонів
Зліва знаходиться панель швидких та розширених фільтрів, яка дозволяє відсіяти зайву інформацію:
-
Період: Виберіть дату, на яку хочете переглянути заборгованість.
-
Контрагент / Замовлення-рахунок / Валюта: Обмежте звіт лише однією компанією чи контрактом для детального аудиту.
-
Додаткові аналітики: Фільтруйте за Напрямами діяльності, Проєктами, Договором.
Попередження Після зміни будь-яких параметрів у лівій панелі фільтрів або верхньому меню обов'язково натискайте синю кнопку «Сформувати звіт», щоб оновити дані на екрані.
Якщо ви часто використовуєте один і той самий набір фільтрів (наприклад, моніторинг одного великого клієнта щотижня), ви можете ввести назву у поле «Новий шаблон...» та натиснути «Зберегти як новий шаблон» для економії часу у майбутньому.
Крок 4. Групування та деталізація
Для кастомізації звіту під ваші бізнес-процеси використовуйте інструменти верхньої панелі:
-
Групувати за / Деталізація по: За замовчуванням встановлено групування за Контрагентами та деталізацію за Замовленнями-рахунками.
-
Перемикач «Показувати третій рівень: Документи»: Активуйте його, щоб побачити повний ланцюжок документів всередині замовлення (наприклад, виписані акти чи накладні).
-
Перемикач «Валюта управлінського обліку»: Дає змогу відобразити всі прострочені борги у єдиній базовій валюті вашої компанії (наприклад, UAH), навіть якщо замовлення оформлювалися в іноземній валюті.
Підсумок
Звіт «Прострочена заборгованість покупців» забезпечує повний контроль платіжної дисципліни клієнтів у системі BIMP. Завдяки прив'язці відтермінування до конкретного договору контрагента, система повністю автоматизує процес відстеження дебіторської заборгованості, допомагаючи менеджменту вчасно реагувати на затримки оплат.
Читайте також:
1) Як налаштувати платіжний календар для контролю надходжень
2) Як оформити Замовлення покупця
3) Як працювати з дебіторською заборгованістю в BIMP
#дебіторська_заборгованість #прострочена_заборгованість #покупці #умови_оплати #відстрочка #платіжний_календар #BIMP #управлінський_облік
