Звіт «Взаєморозрахунки з постачальниками» - це спеціалізований інструмент управлінського обліку, який відображає стан і хронологію фінансових та товарних відносин з вашими контрагентами, у яких компанія закуповує сировину, товари чи послуги. Звіт показує, скільки грошей ви заборгували партнерам (кредиторська заборгованість) або які товари та послуги вони мають вам поставити за умови здійсненої передоплати.
Точний контроль розрахунків із постачальниками дозволяє компанії підтримувати бездоганну ділову репутацію, уникати штрафів за прострочення платежів та ефективно планувати грошові потоки (платіжний календар). Робота зі звітом допомагає фінансовому директору або керівнику постачання чітко бачити обсяги запізнілих поставок, суми внесених авансів та фінальне сальдо розрахунків як у національній, так і в іноземних валютах.
Аналіз взаєморозрахунків у розрізі окремих договорів допомагає виявити, за якими саме контрактами ліміт заборгованості наближається до критичної межі, що дозволяє вчасно погодити відстрочку або здійснити черговий платіж.
Практичний кейс використання:
Компанія «Меблевий Альянс» закуповує фурнітуру у закордонного постачальника Shenzhen Flight Systems (Китай) в USD та тканину у локального партнера Світ Фурнітури в UAH. Менеджеру з постачання необхідно перевірити поточний стан балансу: чи надійшов товар під раніше відправлений аванс до Китаю, та яку суму необхідно закрити перед вітчизняним постачальником до кінця тижня. За допомогою звіту «Взаєморозрахунки з постачальниками» менеджер миттєво отримує зріз залишків у розрізі кожної валюти та договору.
Покрокова інструкція: рух коштів, поля та структура звіту
Крок 1. Аналіз структури та полів таблиці
Таблична частина звіту має чітку ієрархічну форму і складається з таких колонок: 
-
Постачальники / Договори: Списки ваших контрагентів. При розгортанні рядка відображаються прив'язані договори та замовлення.
-
Початковий залишок: Фінансовий стан розрахунків на початок обраного періоду.
-
Закупівля: Загальна вартість товарів, матеріалів або послуг, які компанія фактично отримала (оприбуткувала) від постачальника за вказаний проміжок часу.
-
Оплачено: Сума грошових коштів, яку ваша компанія перерахувала постачальнику (через банк або касу).
-
Кінцевий залишок: Підсумковий баланс розрахунків.
-
Позитивне значення означає кредиторську заборгованість — ваш борг перед постачальником за отриманий, але ще не оплачений товар.
-
Від'ємне значення (зі знаком мінус) вказує на дебіторську заборгованість постачальника — суму вашої передоплати (авансу), під яку постачальник ще не відвантажив товар.
-
Зверніть увагу на рядок «Всього» внизу звіту. Тут підсумки автоматично розділяються за типами валют (наприклад, UAH/USD/EUR), що дозволяє бачити коректну суму боргу без змішування різних грошових одиниць.
Крок 2. Групування та рівні деталізації даних
Верхня панель інструментів дозволяє гнучко адаптувати вигляд таблиці під поточну задачу:
-
Групувати за: Стандартно встановлено значення Постачальники, що об'єднує всі операції навколо конкретного контрагента. Доступне групування за : Постачальники, Головні контрагенти, Валюти, Відповідальні менеджери, Форма оплати, Організації
-
Деталізація по: Налаштовує вкладеність даних (наприклад, Договори або Замовлення). Доступна деталізація за : Договори, Документи, Валюти, Відповідальні менеджери, Форма оплати, Замовлення-рахунки.
-
Перемикач «Показувати третій рівень: Документи»: Активуйте цей бігунок, щоб деталізувати звіт до первинних документів. Система покаже конкретні акти прийому-передачі, прибуткові накладні («Закупівля товарів та послуг») та платіжні доручення («Оплата постачальнику»).
-
Перемикач «Валюта управлінського обліку»: Перераховує всі іноземні закупівлі та оплати (наприклад, у USD від Shenzhen Flight Systems) у вашу базову валюту обліку (UAH) зафіксованим курсом для отримання загальної фінансової картини.
Порада: Використовуйте рядок локального пошуку над таблицею, щоб миттєво відфільтрувати на екрані конкретного постачальника, наприклад, ввести «Митниця» або «Нова Пошта», не змінюючи глобальні налаштування фільтрів. Увага! Сумма по контрагенту залишається незмінною, відбувається тільки пошук.
Крок 3. Робота з лівою панеллю розширених фільтрів
Панель фільтрації зліва допомагає звузити вибірку даних за специфічними критеріями:
-
Період: Встановіть часові межі аналізу (наприклад, поточний місяць, квартал або рік).
-
Валюта: Відсійте звіти, залишивши тільки контракти, наприклад, у євро або доларах.
-
Постачальник / Договір: Оберіть одного конкретного партнера для проведення звірки взаєморозрахунків.
-
Додаткові аналітики: Система дозволяє фільтрувати дані за Напрямами діяльності, Проєктами, конкретними Замовленнями, документами Продажу товарів/послуг або Формою оплати (готівкова/безготівкова).
- Показувати закриті борг: Ввімкіть чек-бокс, якщо хочере побачити всі рухи по Постачальнику. За замовчування в звіті показана тільки поточна заборгованість.
Будь-які зміни параметрів у лівій панелі (вибір іншого контрагента чи зміна дат) не відобразяться в таблиці автоматично. Обов'язково натискайте велику синю кнопку «Сформувати звіт» у верхній частині екрана для оновлення інформації.
Для збереження часто використовуваних налаштувань фільтрації введіть назву у вікно «Новий шаблон...» та натисніть «Зберегти як новий шаблон» — це дозволить відкривати налаштований звіт в один клік.
Підсумок
Звіт «Взаєморозрахунки з постачальниками» забезпечує повну прозорість закупівельної діяльності бізнесу. Він допомагає вчасно виявляти невиконані зобов'язання з боку партнерів, контролювати цільове використання авансів та ефективно управляти власними касовими витратами.
Читайте також:
1) Звіт "Взаєморозрахунки з покупцями
2) Створення та налаштування Договору з Постачальником
#взаєморозрахунки #постачальники #закупівлі #кредиторська_заборгованість #кредит #BIMP #управлінський_облік
