Налаштування інтеграції Bimp та KeyCRM

Автоматизуйте обмін даними між CRM та ERP-системою за кілька хвилин. Ця інструкція допоможе налаштувати автоматичне створення замовлень, списання товарів та синхронізацію статусів без участі програмістів.

Написано Bimp support

Оновлено 2 дні тому

Щоб замовлення з KeyCRM автоматично потрапляли у Bimp, не потрібно писати код чи залучати IT-відділ. Достатньо один раз налаштувати інтеграцію і ваші дані з продажів, складу, оплат і клієнтів синхронізуються автоматично. У цьому матеріалі показуємо, як правильно підключити KeyCRM до Bimp і налаштувати всі ключові параметри: від частоти оновлення залишків до відповідності статусів замовлень.

Крок 1. Підключення інтеграції

🔹В розділі "Продажі" переходимо до вкладки "Замовлення" та тиснемо кнопку "Підключення інтеграцій".

🔹Відкриється вікно, в якому переходимо до вкладки "Нова інтеграція", обираємо KeyCrm та тиснемо кнопку "Підключити".

🔹Заповніть найменування, url магазину KeyCRM та Api ключ (Api ключ знаходиться в налаштуваннях KeyCRM в розділі "Головне").

🔹Для створення підключення тиснемо кнопку “Авторизуватись та перевірити підключення”. Якщо з’єднання буде встановлено успішно, з’явиться повідомлення.

🔹Цього достатньо, щоб зберегти інтеграцію, адже більшість параметрів уже встановлено за замовчуванням.

Попередження: Система не збереже інтеграцію, якщо цей API-ключ вже використовується в іншій компанії Bimp. Для кожної компанії потрібен унікальний ключ.

Крок 2. Заповнюємо основні налаштування

Тут ви задаєте правила, за якими замовлення потраплятимуть у систему.

🔹Вкажіть частоту вивантаження даних з Bimp в KeyCrm. Якщо залишків у KeyCRM більше, ніж у Bimp, то під час чергового вивантаження даних Bimp оновить ці залишки відповідно.

🔹Якщо активовано перемикач "Повторне завантаження документів", то у разі змін у вже існуючому документі в KeyCRM, інформація в Bimp буде перезаписана під час наступного оновлення даних.

Увімкніть, якщо хочете, щоб зміни в KeyCRM (наприклад, додали товар у кошик) оновлювали вже створене замовлення в Bimp.

🔹Оберіть, чи створювати резерв автоматично, чи лише на доступний залишок, за допомогою відповідних перемикачів.

Створювати резерв автоматично:

Якщо увімкнено — система резервує всю кількість товару із замовлення.

Якщо "Лише на доступний залишок" — резервується тільки те, що є на складі.

Якщо вимкнено — резерв не створюється.

Попередження: Якщо увімкнено "Створювати резерв автоматично", але товару фізично немає на залишку в Bimp — замовлення не створиться. Система не може зарезервувати те, чого немає. У такому випадку вимкніть авторезерв або оприходуйте товар.

Крок 3. Переходимо до налаштувань товарів

Тут ви визначаєте, як система ідентифікує товар.

🔹Вкажіть спосіб пошуку товарів: по ID, артикулу, найменуванню або ж і по артикулу найменуванню.

Примітка: Пошук товарів по ID неможливий, поки опція "Дозволити створення номенклатури" вимкнена. Увімкніть створення номенклатури, щоб активувати цей метод пошуку.

Важливо про оновлення даних по ID: При створенні товару через інтеграцію система зберігає його дані (назву, опис) лише перший раз. Всі подальші зміни назви товару в KeyCRM не будуть передаватися в Bimp. Приклад: Якщо товар був створений як "Стілець синій", а згодом ви змінили назву в KeyCRM на "Стілець синій (Акція)", у Bimp він так і залишиться "Стілець синій"

Попередження: Якщо ви обрали пошук по "Назві та артикулу", будьте уважні до відповідності даних. Якщо в товарі, що прийшов з KeyCRM, є Назва, але у знайденого в Bimp товару з такою ж назвою не співпадає Артикул, система вважатиме це помилкою. В результаті:

Новий товар не створиться.

Якщо замовлення складається тільки з цього товару — замовлення теж не створиться. Також слідкуйте за унікальністю: якщо один артикул використовується у різних товарах, замовлення також не буде створено.

🔹За потреби активуйте перемикач "Дозволити створення номенклатури". Активуйте, якщо хочете, щоб нові товари з CRM автоматично створювалися в довіднику Bimp, якщо їх не знайдено.

🔹Оберіть групу нових товарів, в якій створюватимуться відсутні в Bimp товари.

🔹Виберіть послуги доставки та склад, з якого будуть завантажуватись залишки.

🔹 Налаштування послуги «Доставка»

Щоб активувати можливість вибору доставки, виконайте наступні дії:

Відкрийте довідник «Товари та послуги» в розділі Довідники.
Створіть нову картку (позицію) з назвою «Доставка товару».
Заповніть обов'язкові параметри:
- Тип: оберіть значення «Послуга».
- Стаття витрат: оберіть «Незавершене виробництво».
- Одиниця виміру: встановіть «послуга».
Збережіть картку.

Результат: Тільки після виконання цих налаштувань створена позиція стане доступною для вибору в полі «Доставка товару».

Крок 4. Переходимо до параметрів покупця

Цей розділ відповідає за те, як система ідентифікує клієнтів при імпорті замовлень та які параметри підставляються у документи за замовчуванням.

🔹 Автоматично заповнювати для всіх замовлень:

Вимкнено: Система буде шукати реального клієнта або створювати нового.

Увімкнено: Усі замовлення будуть прив'язуватися до одного загального контрагента (наприклад, «Роздрібний покупець»). Персональні картки створюватися не будуть.

🔹 Покупець / Договір за замовчуванням

Поля активні тільки якщо увімкнено попередній пункт. Тут обирається той самий «загальний» клієнт.

🔹 Дозволити створення покупців

Якщо система не знайшла клієнта в базі за заданими критеріями, вона створить нову картку. Якщо вимкнути — замовлення від невідомих клієнтів можуть не завантажуватися або вимагатимуть ручного втручання.

Знаходити покупців (Логіка пошуку)

Тут ви обираєте пріоритет пошуку клієнта в базі (ID, Телефон, Назва, E-mail).

1. Пошук покупця по ID

Рекомендація: Це найнадійніший метод для стабільних інтеграцій. Система ігнорує помилки в іменах або зміну номера телефону.

Примітка: Якщо ви раніше вели базу в KeyCRM та Bimp окремо, пошук по ID може не спрацювати для старих клієнтів (система сприйме їх як нових, бо в Bimp ще немає записаного ID з CRM).

Важливо про оновлення даних: Коли створюється покупець (наприклад, по ID), він зберігається в базі Bimp із даними на момент першого створення. Всі подальші зміни в картці клієнта у KeyCRM не будуть передаватися в Bimp. Приклад: Якщо ви створили покупця "Іванов Іван", а потім у KeyCRM додали до імені "Іванов Іван ФОП", у Bimp ці зміни не відбудуться і він так і залишиться "Іванов Іван".

2. 📱 Пошук покупця за номером телефону

Найпопулярніший метод, оскільки номер телефону є унікальним ідентифікатором для більшості фізосіб.

Як це працює: Система ігнорує зміни в імені, прізвищі чи e-mail. Якщо номер телефону збігається — замовлення прив'язується до існуючого клієнта.

Ризик (Зміна номера): Якщо існуючий покупець змінив номер телефону (наприклад, вказав інший у новому замовленні), система не зрозуміє, що це та сама особа.

Результат: Bimp створить нову картку покупця з новим номером. Історія замовлень розділиться між двома картками.

Увага (Один номер у кількох покупців): Якщо у вашій базі є кілька різних карток клієнтів з однаковим номером телефону, система не зможе однозначно визначити, до кого саме прив'язати нове замовлення.

Дії системи в цьому випадку:

Якщо опція «Дозволити створення покупців» УВІМКНЕНА: Система, не знайшовши точної відповідності (через конфлікт дублів), створить нового покупця та оформить на нього замовлення.

Якщо опція «Дозволити створення покупців» ВИМКНЕНА: Система не зможе обрати існуючого клієнта і не матиме права створити нового. Як наслідок — покупець не буде створений, і замовлення не завантажиться.

3. 📧 Пошук покупця по E-mail

Логіка аналогічна пошуку за телефоном, але ідентифікатором виступає електронна пошта.

Як це працює: Система ігнорує зміни в телефоні чи імені, доки E-mail залишається незмінним.

Рекомендація: Цей метод найкраще підходить для B2B клієнтів або інтернет-магазинів, де E-mail є обов'язковим і незмінним логіном.

Примітка: Помилка в написанні пошти або використання іншого E-mail призведе до створення нового покупця.

4. 👤 Пошук покупця за найменуванням (ПІБ)

Цей метод є найбільш чутливим до помилок ручного введення та несе найбільші ризики для автоматизації.

Як це працює: Система шукає повний, точний збіг текстового рядка з назвою клієнта.

Увага (Чутливість до символів): Будь-яка незначна відмінність сприймається як інша людина.

Приклад: «Олександр» та «Олександр » (з пробілом у кінці) або «Олексадр» (помилка в букві) — це два різні покупці.

Результат: Створення численних дублікатів у базі.

⚠️ Комбінація «По Назві» + «По Телефону» Якщо увімкнено обидва параметри, це може спричинити конфлікти:

Приклад: Клієнт «Анна» (телефон 333-33-33). Якщо в базі вже є «Анна», але без телефону — система побачить різницю в даних і створить нову «Анну».

Критично важливо: Розрив зв'язку з замовленням Використання пошуку тільки по Назві блокує оновлення замовлень при редагуванні клієнта.

Сценарій: Ви змінили ім'я клієнта в CRM після оформлення замовлення. Пізніше по цьому замовленню надходить оплата, продаж або оформлюється повернення. Наслідок: Bimp намагатиметься знайти замовлення, перевіряючи покупця за новим іменем. Оскільки в базі Bimp замовлення записане на старе ім'я, система не знайде відповідності. Автоматичне створення оплати, продажу або повернення не відбудеться.

💡 Загальний висновок

Для уникнення хаосу в базі та «загублених» оплат дотримуйтесь пріоритетності:

🥇 Пошук по ID — найкращий варіант (якщо бази синхронізовані).
🥈 Пошук по Телефону — надійний стандарт для більшості бізнесів.
🥉 Пошук по E-mail — для специфічних ніш (B2B/Digital).
❌ Пошук тільки по Назві — не рекомендовано через високий ризик дублів та помилок інтеграції.

📝 Автоматично заповнювати в нових договорах

Ці налаштування визначають параметри, які автоматично проставляться в картку договору новоствореного клієнта або в замовлення.

Проєкт — аналітична ознака, до якого проєкту відносити продажі.

Напрям діяльності — додаткова аналітика для звітів P&L.

Валюта — валюта взаєморозрахунків за замовчуванням.

Організація — ваша юрособа, від імені якої оформлюються документи.

🔹 Тип взаєморозрахунків:

Безготівковий: Обирайте, якщо оплата проходить через банківський рахунок (IBAN).

Готівка: Обирайте, якщо оплата приймається готівкою.

🔹 Тип готівкового розрахунку:

Каса: Гроші потрапляють у віртуальну касу системи.

Карта: Гроші фіксуються як надходження на картковий рахунок.

🔹 Каса: Конкретна каса в системі, куди буде записано надходження коштів від замовлення.

Крок 5. Налаштовуємо відповідність статусів між Bimp та KeyCRM

🔹При завантаженні замовлення з KeyCRM, статус замовлення буде автоматично встановлено згідно обраного співставлення статуса Bimp.

Якщо статус із KeyCRM не внесено в таблицю, замовлення в Bimp не створюватиметься.

Крок 6. Налаштування параметрів оплати

Ця вкладка відповідає за проведенням оплат від покупців (створення Оплати від покупця).

🔹Встановлюємо дозвіл завантаження оплат.

🔹Проставляємо відповідність між типом оплати Keycrm та рахунками Bimp.

Важливо: Дата проведення оплати

Зверніть увагу на логіку фіксації часу транзакції:

Дата оплати в Bimp = Дата зміни статусу в KeyCRM.
Система створює документ оплати, орієнтуючись на той момент, коли менеджер змінив статус замовлення (або статус оплати) в KeyCRM.

Приклад: Клієнт оплатив замовлення вчора, але менеджер змінив статус на «Оплачено» в KeyCRM тільки сьогодні о 10:00. У фінансовому обліку Bimp ця транзакція буде проведена сьогоднішньою датою (10:00), а не вчорашньою.

Крок 7. Налаштування параметрів продажів

Ця вкладка відповідає за списання товару зі складу (створення Видаткової накладної).

🔹 Дозволити завантаження реалізацій: Увімкніть для авто-створення реалізацій

🔹 Перемикач "Повторне завантаження документів" включаємо за потреби.

🔹 Обираємо статус для створення нових реалізацій (статус Keyсrm, який має бути у замовлення аби Bimp створив на нього продаж).

🔹 Дата створення документа:

Дата створення замовлення: Продаж буде датований днем надходження замовлення.
Дата відвантаження: Береться з поля "Дата відправки" в KeyCRM.
Дата закриття замовлення: Дата переходу у фінальний статус.

Якщо обрано "Дата відвантаження":

Система порівнює дату відправки з датою створення замовлення.

Якщо дати однакові → час продажу = час створення замовлення + 10 сек.

Якщо дати різні → час продажу встановлюється як 00:00:00 зазначеної дати відправки.

Порада: Якщо продаж створюється "вчорашнім днем" (наприклад, відвантажили 1 грудня, а документ за 30 листопада), перевірте це налаштування.

Крок 8. Налаштування параметрів повернення

Автоматизація повернень від покупців.

🔹 Повернення товару від покупця:

Увімкніть "Дозволити завантаження".

Оберіть Статус, при якому створюється документ повернення товарів на склад (наприклад, Повернення товару).

🔹 Повернення грошових коштів покупцю:

Увімкніть "Дозволити завантаження".

Оберіть Статус, при якому створюється документ повернення товарів на склад (наприклад, Повернення грошей).

Наразі автоматичне повернення працює лише для повних повернень замовлення. Часткові повернення краще обробляти вручну.

Крок 9. Налаштування параметрів залишки

Налаштування передачі актуальної кількості товарів з Bimp у KeyCRM.

🔹 Дозволити вивантаження залишків: Увімкніть для синхронізації.

Логіку передачі даних визначає перемикач «По вільних залишках».

Якщо він увімкнений — у поле загальних залишків KeyCRM передається вільний залишок з Bimp. Якщо вимкнений — передається загальний залишок.

🔹 Частота вивантаження (хв): 15 хвилин по замовчуванні.

🔹 Склади (Мапінг): Вам потрібно знайти ID складу в KeyCRM і прописати його навпроти відповідного складу Bimp.

Як знайти ID: У KeyCRM перейдіть в Налаштування -> Товари -> Склади. ID відображається при наведенні на значок інформації біля назви складу.

Додаткові опції:

🔹 Не передавати пусті залишки: Якщо цей параметр увімкнено, система не надсилає оновлення для товарів, залишок яких становить «0» (ці товари ігноруються при синхронізації).

Критично важливо (Ризик неактуальних залишків): Увімкнення цієї опції призводить до того, що KeyCRM не дізнається про те, що товар закінчився.

Сценарій помилки:

На складі в Bimp є 2 шт товару «А». У KeyCRM також відображається 2 шт.
Надходить замовлення на ці 2 шт. Bimp списує товар, і фактичний залишок стає 0.
Оскільки налаштування «Не передавати пусті залишки» увімкнено, Bimp бачить «0» і не надсилає це оновлення в KeyCRM.
Результат: У KeyCRM продовжує світитися залишок 2 шт (останнє передане не нульове значення). Менеджери будуть думати, що товар є в наявності, і продовжуватимуть його продавати.

Рекомендація: Залишайте цю опцію вимкненою, щоб CRM завжди отримувала актуальну інформацію про те, що товар закінчився.

🔹 По вільним залишкам:

Увімкнено: Передається: (Загальна кількість - Резерв).

Вимкнено: Передається загальна кількість (разом із зарезервованим).

🔹 Оновлювати залишки для всіх складів: Якщо увімкнено, то для складів, де товару фізично немає, буде примусово встановлено "0".

⚠️ Критично важливо: Перший запуск та міграція

Якщо ви переходите на Bimp з іншої системи обліку або змінюєте інтеграцію, зверніть особливу увагу на цей пункт.

Ситуація: У вашій CRM (KeyCRM) зараз відображаються актуальні залишки товарів, а в Bimp ви ще не встигли внести прихід товару (тобто в Bimp на балансі «0»).

Заборона: У цьому випадку КАТЕГОРИЧНО НЕ МОЖНА вмикати передачу залишків (синхронізацію).

Чому? Увімкнена інтеграція працює за принципом пріоритету облікової системи (Bimp).

Система побачить, що в Bimp товару 0 шт.
Вона миттєво відправить цю інформацію в CRM.
Ваші актуальні залишки в CRM перезатруться нулями.

Правильний алгоритм дій:

Залиште передачу залишків ВИМКНЕНОЮ.

Проведіть повне оприбуткування товарів у Bimp (введіть початкові залишки), щоб цифри в системі відповідали реальності.

Тільки після того, як залишки в Bimp стануть актуальними, УВІМКНІТЬ передачу залишків для синхронізації з CRM.

Крок 10. Налаштування параметрів ціни прайс покупця

У цьому розділі налаштовується автоматична синхронізація вартості товарів з Bimp у KeyCRM.

🔹 Основні налаштування

Дозволити вивантаження цін: Головний перемикач. Увімкніть його, щоб активувати обмін цінами.

Частота вивантаження (хв): Інтервал, з яким система перевірятиме зміни цін та відправлятиме їх у CRM. За замовчуванням встановлено 60 хвилин.

🔹 Товари (Фільтрація)

Група вивантажуваних товарів:

Тут можна вказати конкретну папку (категорію) товарів у Bimp, для якої потрібно оновлювати ціни.

Примітка: Якщо це поле залишити порожнім, система вивантажуватиме ціни для всіх товарів, що є в базі.

Рекомендація: Якщо ви хочете протестувати інтеграцію, створіть тестову групу товарів і оберіть її тут, щоб не зачепити весь каталог одразу.

🔹 Прайси

Прайс лист: Оберіть тип ціни з довідника Bimp (наприклад, «Роздрібна», «Оптова» або «Акційна»), яка буде передаватися в KeyCRM. Саме ця цифра відобразиться в картці товару в CRM.

🔹 додаткові опції (важливі ноанси)

1. Не оновлювати ціни по відсутнім товарам

Якщо увімкнено: Система перевіряє залишки товару. Якщо вільний залишок товару дорівнює «0», ціна на нього в KeyCRM оновлюватися не буде, навіть якщо ви змінили її в Bimp.
Якщо вимкнено: Ціна оновиться незалежно від наявності товару.

2. Створювати товари у отримувача Ця функція дозволяє Bimp автоматично створювати нові картки товарів у KeyCRM, якщо він не знайшов відповідності за артикулом.

Увага (Ризик дублікатів): Вмикайте цю опцію з великою обережністю!

Якщо у KeyCRM вже є товари, але їх артикули хоча б на один символ відрізняються від артикулів у Bimp, система не розпізнає їх як однакові.

Наслідок: Bimp створить нові картки (дублі) для всіх нерозпізнаних товарів, засмічуючи каталог у KeyCRM.

Рекомендація: Вмикайте цей перемикач тільки при першому запуску, якщо ваша база в KeyCRM порожня і ви хочете повністю перенести каталог з Bimp. В інших випадках краще тримати його вимкненим.

Крок 11. Після заповнення всіх потрібних параметрів в правому нижньому кутку форми тиснемо кнопку "Зберегти".

Крок 12. Після збереження інтеграції натисніть кнопку "Запустити" щоб зняти її з паузи.

У списку інтеграцій натисніть кнопку "Запустити" (Play), щоб зняти її з паузи.

Одночасно до Bimp можна підключити декілька інтеграцій з KeyCRM. Також в будь який момент її можна призупинити або змінити параметри налаштування. Усі редагування, оновлення даних будуть зберігатися в Історії змін інтеграції.

Готово! Після збереження налаштувань Bimp і KeyCRM почнуть працювати в тандемі: замовлення передаються автоматично, залишки актуальні, дублікати не створюються.

Зверніть увагу: Інтеграція з KeyCRM доступна для користувачів Bimp за окремими умовами оплати. Щоб отримати повну інформацію щодо підключення, зверніться до менеджера підтримки й ми допоможемо налаштувати саме так, як зручно вам.

Перелік типових помилок та їх вирішення

1. Не створюється документ продажу, хоча замовлення є

Причина 1: Змінили ім'я або дані покупця в KeyCRM після створення замовлення (Bimp не знаходить зв'язку).
Причина 2: На момент зміни статусу на "Відправлено" товару не було на залишку (або він був у резерві під іншим документом).
Причина 3: Невірно налаштовані дати (продаж намагається створитися датою, коли період вже закритий).

2. Помилка "Inventory price" або "Нульові ціни"

В налаштуваннях компанії Bimp вимкніть "Контроль нульових цін", якщо ви передаєте товари без ціни продажу тобо ціна дорівнює 0 (нулю).

3. Не відображається послуга доставки

У Bimp створіть номенклатуру з назвою "Доставка".
Тип номенклатури: Послуга.
Стаття витрат: Незавершене виробництво.
У налаштуваннях інтеграції (вкладка Продажі) оберіть цю послугу у відповідному полі (якщо поле передбачено інтерфейсом, інакше — додавайте доставку як товарну позицію в замовленні).

4. Замовлення не завантажуються взагалі