Створення та налаштування Договору з Контрагентом

Договір у BIMP — це не просто формальність, а ключовий інструмент, що пов’язує ваші замовлення, поставки та оплати в єдиний ланцюжок. Дізнайтеся, як правильно налаштувати договірні відносини, щоб автоматизувати фінансовий контроль та уникнути помилок в обліку.

Написано Support

Оновлено 4 дні тому

Що таке «Договір» у системі BIMP?

Договір — в розрізі програми, це інструмент для визначення умов взаємодії з контрагентом.

Важливо розуміти: це НЕ ДОКУМЕНТ, А ПОНЯТТЯ! Це не просто скан паперового контракту, а набір цифрових правил (валюта, курс, відстрочка, відповідальний менеджер), які система автоматично застосовує при створенні замовлень та рахунків.

Структура підпорядкування: В нашому сервісі існує чітка прив’язка: Проєкт → Договір. На основі одного Проєкту ви можете створити необмежену кількість договорів для різних ситуацій (різні валюти, умови відстрочки тощо).

Договір є "сполучною ланкою" між контрагентом та господарською операцією. Правильне налаштування договору дозволяє:

Розділяти взаєморахунки за різними напрямками діяльності з одним клієнтом.
Автоматично контролювати дебіторську заборгованість за конкретними строками оплати.
Швидко генерувати друковані форми документів з вірними реквізитами.

Практичний кейс: як це працює

Ситуація: Ви працюєте з гуртовим клієнтом «ТОВ "Мрія"». Ваші прайс-листи зафіксовані в доларах США, але клієнт платить у гривні. Ви даєте йому відстрочку платежу 14 днів. Рішення: Ви створюєте Договір, де вказуєте валюту USD, курс розрахунку «НБУ» і в полі відтермінування ставите «14 днів». Результат: При виписці рахунку BIMP автоматично переведе доларову ціну в гривню по курсу НБУ. А якщо через 15 днів гроші не надійдуть, система покаже цей борг у звіті «Прострочена заборгованість».

Крок 1. Створення нового Договору

Створити договір можна двома способами:

Через розділ меню Контрагенти: Відкрийте розділ меню "Контрагенти", оберіть потрібного партнера та перейдіть на вкладку "Договори".
Швидке створення: Використовуйте функцію швидкого створення прямо з документа замовлення. Натистнути "+" внизу випадаючого списку договорів.

У вкладці Договори відкрийте папку Проєкт, якщо договір буде додано до існуючого Проєкту, або +Додати щоб створити новий Проєкт

У папці Проєкт відкрийте поточний договір, або натисніть кнопку "+ Додати" щоб створити новий Догорів. В рамках одного Проєкту можна створити необмежену кількість договорів з різними умовами співпраці.

Крок 2. Налаштування форми договору

У новому вікні відкриється форма для налаштування умов договору

Заповнюємо поля:

Статус : Вкажіть статус на якому знаходиться робота за договором.

Найменування: Це внутрішня назва, яку бачитиме менеджер при виборі.

Щоб менеджерам було зручно обирати вірний договір, рекомендуємо використовувати формулу: Валюта + Організація + Прайс-лист. Приклад: "USD_ТОВ-Промінь_Гуртовий". Так менеджер одразу розуміє: це продаж у доларах, від "ТОВ Промінь", за гуртовими цінами. Назва може бути будь-якою, головне — зручність та зрозумілість для менеджерів.

Найменування для друку: саме цей текст (наприклад, "Договір купівлі-продажу №10 від 01.09.2023") побачить клієнт у свох друкованих формах.

Якщо Ви або контрагент не бажають щоб в друкованих формах була назва Договору, тоді поставте в цьому полі пробіл (поле обов'язкове тому потрібно символ), і тоді в друкованих формах не буде вказано договору.

Валюта: Валюта в якій будуть проводитися взаєморозрахунки за договором.

Дата договору: Дата початку дії договору

Дійсний до : Дата до якого діє договір, поле необов'язкове

Тип договору : "Основний" або "Неосновний". Основним може бути тільки один договір для роботи з контрагентами, він буде автоматично підтягуватися в нові документи.

Договір з : поле яке показує з яким типом контрагента ви працюєта, це поле залежить від налаштувань картки контрагента: ( Покупцем - Постачальником - Інше)

Організація: Оберіть вашу компанію, від імені якої буде здійснюватися робота.

Напрям діяльності : Виберіть напрям діяльності за яким закріплено цей договір.

Проєкт : Виберіть Проєкт за яким закріплено цей договір.

Прайс лист : Виберіть Прайс лист до договіру, ціни будуть автоматично підтягуватись в створені документи.

Курс розрахунку: Виберіть курс Комерційний - НБУ - Міжбанк, необхідно коли валюта договора не співпадає з валютою прайс листа.

Курс розрахунку дозволяє автоматично формувати ціну продажу в гривні, навіть якщо прайс у валюті. Ціна розраховується як: Курс + Ваш %. Таким чином компанія контролює прибуток при коливаннях курсу.

% до курсу розрахунку: у полі вкажіть % який буде додано до курсу розрахунку при розрахунку ціни.

Кількість днів відтермінування (у днях): Вкажіть, скільки днів ви даєте клієнту на оплату після відвантаження.

Ця кількість днів використовується системою в звіті «Прострочена заборгованість». Якщо залишити цей рядок незаповненим, борги цього покупця не потраплять у звіт про прострочення, і ви не побачите, що клієнт затримує оплату.

Головний контрагент : аналітичне поле, заповнюємо за необхідності

Використання поля «Головний контрагент» дозволяє об’єднувати декілька дочірніх компаній або філій під одним спільним центром фінансової відповідальності. Це забезпечує цілісну картину заборгованості та оплат по всій групі компаній

Натисніть кнопку "Зберегти".

Тепер договір готовий до використання у замовленнях.

Підсумок

Ви налаштували договірні відносини з партнером. Тепер при створенні замовлення система сама перерахує ціну з валюти у гривню та почне відлік днів до оплати. Це гарантує, що всі ваші майбутні продажі чи закупівлі будуть відображатися в обліку коректно, а аналітичні звіти показуватимуть точну картину по кожній угоді.

Читайте також:

Як створити «Замовлення покупця»

2. Як налаштувати картку контрагента

#BIMP #Контрагенти #Договори #Аналітика #БізнесПроцеси #Облік #Автоматизація #Валюта #Розрахунки #Взаєморахунки

Чи була наша стаття корисною?