Як створити документ "Авансовий звіт" на підставі документа "Замовлення постачальнику"?
Як створити документ "Авансовий звіт"?
Створити документ Авансовий звіт можна двома способами:
- Переходимо до блоку Фінанси розділу Розрахунки з підзвітними особами, і натискаємо кнопку "Створити", з випадаючого списку вибираємо документ Авансовий звіт.
- На підставі документа Замовлення постачальнику, в блоці Закупки, розділі Замовлення постачальникам (тоді вся інформація автоматично підтягнеться в новостворений документ);
Після цього, перед нами відкривається робоче поле документа.
В лівій частині поля заповнюємо такі рядки:
Поле Основні характеристики рядок Коментарі (не обов’язково) – вносимо додаткові характеристики до документа.
Рядок Відповідальний – зі списку, що випадає, вибираємо того, хто створив даний документ;
Рядок Дата створення – вказуємо дату створення документа;
Рядок Підзвітна особа – зі списку, що випадає, обираємо підзвітну особу, яка буде звітувати за отримані раніше грошові кошти.
Рядок Валюта – зі списку, що випадає, обираємо ту валюту, в якій раніше видавались кошти підзвітній особі;
Рядок Повідомлення – зі списку, що випадає, обираємо користувача/співробітника, якому хочемо відправити повідомлення про створення даного документу;
У рядку Номер документа - вказуємо необхідний номер документа, вписавши в рядок цифру.
В правій частині документа заповнюємо такі інформаційні поля:
- Поле Інші витрати
Дане поле ми заповнюємо, коли підзвітна особа самостійно витратила кошти видані нами раніше.
- Поле Оплата постачальнику
Дане поле ми заповняємо, коли підзвітна особа витратила кошти на оплату витрат по одному або декільком постачальникам компанії.
Далі заповнюємо інформацією необхідне нами поле
Як заповнити поле Інші витрати?
За допомогою кнопки «Додати», додаємо рядок для внесення інформації про витрати підзвітної особи.
Після натискання кнопки з’являється рядок, де в кожному стовпчику необхідно вказати таку інформацію:
Стовпчик Стаття витрат – зі списку, що випадає, обрати статтю витрат якою проходили витрати коштів підзвітної особи.
Стовпчик Сума – вписуємо суму коштів витрачених підзвітною особою.
Стовпчик Напрямок діяльності – зі списку, що випадає, обираємо той напрямок діяльності, по якому відбувається витрата.
Стовпчик Проєкт – зі списку, що випадає, обираємо той проєкт, по якому відбулась витрата.
Стовпчик Коментарі – вносимо додаткову інформацію про витрату підзвітної особи (стовпчик не обов’язковий до заповнення).
Як заповнити поле Оплата постачальникам?
За допомогою кнопки «Додати», додаємо рядок для внесення інформації про витрати підзвітної особи.
Після натискання кнопки з’являється рядок, де в стовпчику необхідно вказати таку інформацію:
Стовпчик Постачальник – зі списку, що випадає, необхідно обрати постачальника по якому проходили витрати коштів підзвітної особи.
Стовпчик Сума – вписуємо суму коштів витрачених підзвітною особою.
Стовпчик Договір – зі списку, що випадає, обираємо той договір, на основі якого відбулась витрата з постачальником.
Важливо! Договори тягнуться лише ті, які в готівковому розрахунку. Ті договори, де вказано розрахунок - безготівковий, не тягнуться.
Стовпчик Рахунок на оплату – з випадаючого списку вибираємо документ на основі якого відбулася витрата, те замовлення-рахунок за яким буде проходити даний документ.
Стовпчик Коментар – вносимо додаткову інформацію про витрату підзвітної особи (стовпчик необов’язковий до заповнення.
Після внесення усієї інформації не забуваємо натиснути на кнопку «Зберегти».