Аналіз надходжень за постачальниками: контроль виконання замовлень та кредиторської заборгованості

Для ефективного управління закупівельною діяльністю та фінансовими потоками підприємства важливо бачити не лише суму закуплених товарів, а й повну картину виконання кожного замовлення постачальником. Часто виникають ситуації, коли постачальник відвантажує товар частково або із запізненням, що призводить до заморожування коштів, ризику виникнення заборгованості та зупинки продажів чи виробництва через брак сировини.

Звіт «Аналіз надходжень за постачальниками» розв'язує такі задачі:

• Контроль виконання замовлень: показує точне співвідношення замовленої, фактично отриманої та повернутої кількості товарів у розрізі кожного постачальника та рахунку.

• Управління кредиторською заборгованістю: дозволяє бачити суми невиконаних зобов’язань (залишки замовлень у грошовому та кількісному вираженні).

• Оцінка надійності контрагентів: допомагає аналізувати, які постачальники виконують замовлення в повному обсязі, а які затримують постачання.

Практичні кейси застосування:

Кейс 1 (Контроль недопостачань у торгівлі): Компанія "Flow Electronics" замовляє комплектуючі у декількох контрагентів. За замовленням № 27 було замовлено 34 шт. товару, але фактично отримано лише 29 шт. Завдяки звіту відділ закупівель бачить залишок 5 шт. на суму 4 500,00 UAH і може оперативно уточнити терміни допостачання або відмовитися від залишку.

Кейс 2 (Розрахунок заборгованості перед іноземними постачальниками): Підприємство здійснює імпорт від контрагента "GlobalRobotics" у валюті EUR. Звіт дає змогу побачити загальний обсяг замовлених товарів (55 шт. на 1 152,00 EUR), фактично прийнятих на склад (33 шт. на 572,50 EUR) та поточний невиконаний залишок (22 шт. на 579,50 EUR), що дозволяє фінансовому відділу планувати майбутні розрахунки та грошові потоки.

Покрокова інструкція: як користуватися звітом

Крок 1. Перехід до звіту та вибір періоду

1. У головному меню BIMP перейдіть до розділу «Звіти» та оберіть «Аналіз надходжень за постачальниками».

2. У лівій частині екрана перейдіть до блоку  «Фільтри».

3. У полі Період вкажіть потрібний часовий проміжок.

4. Налаштуйте інші параметри фільтрів для зручного відображення інформації:  
   1. Постачальник: Оберіть одного конкретного партнера для проведення звірки взаєморозрахунків.

   2. Напрямки діяльності/Проєкти: Система дозволяє фільтрувати дані за Напрямами діяльності та Проєктами. 

   3. Додаткові аналітики: Також система дозволяє фільтрувати дані за  конкретними Замовленнями; Договорами ; документами Надходження товарів/послуг; Статусом; Відповідальни менеджером або Автором. 

Крок 2. Налаштування параметрів відображення

1. У верхній панелі налаштуйте групування та деталізацію:

   • Групувати за: в системі доступне групування за Постачальники; Замовлення рахунок; Номенклатури; Документи; Головні контрагенти; Відповідальні менеджери; Автор.

   • Деталізація по: вкажіть Замовлення-рахунки; Номенклатури; Документи; Відповідальні менеджери; Автор,  що дозволить зробити деталізацію відповідних аналітик .

2. За потреби скористайтеся перемикачами:

   • Показувати останнім рівнем: Документи — увімкніть для перегляду конкретних документів.

   • Валюта управлінського обліку — увімкніть, якщо потрібно перерахувати всі суми в єдину базову валюту обліку.

3. Натисніть кнопку «Сформувати звіт».

Сформувавши цей звіт, ви отримаєте чітку підсумкову картину кількісного та сумового виконання замовлень постачальниками, бачитимете недопостачання та залишки невиконаних зобов’язань (кредиторську заборгованість за товарами) для кожного контрагента та конкретного замовлення-рахунку.

Крок 3. Аналіз  звіту

Проаналізуйте отримані дані за показниками:

• Постачальники / Замовлення-рахунки: найменування контрагента та конкретні документи замовлень із відповідними статусами.

• Замовлено (к-сть та сума): загальний обсяг товару, вказаний у первинних замовленнях, в кількісному та грошовому виразах.

• Отримано (к-сть та сума): обсяг та вартість товару, який фактично надійшов на склади за прибутковими накладними, в кількісному та грошовому виразах.

• Повернуто (к-сть та сума): кількість та вартість товару, який було повернуто постачальнику (за наявності актів повернення), в кількісному та грошовому виразах.

• Залишилось (к-сть та сума) / Кредиторська заборгованість: різниця між замовленими та отриманими/повернутими товарами, що показує обсяг невиконаного постачання.

Підсумок

Звіт «Аналіз надходжень за постачальниками» є незамінним інструментом для контролю виконання закупівельних договорів та кредиторської заборгованості. Він дозволяє завчасно виявляти затримки постачань, контролювати взаєморозрахунки з контрагентами та підтримувати оптимальний рівень товарних запасів на складах.

Читайте також:

1. Як створити та оформити замовлення постачальнику

2. Оформлення прибуткової накладної та прийом товару на склад

3. Звіт взаєморозрахунки з контрагентами.

#аналіз_надходжень #постачальники #кредиторська_заборгованість #виконання_замовлень #закупівлі #BIMP #звітність_закупівель #облік_товарів