Як створити Акт звірки з контрагентом у системі BIMP

Чому це важливо:

Регулярне формування актів звірки допомагає оптимізувати фінансові та договірні бізнес-процеси, вирішуючи такі задачі:

Виявлення помилок в обліку: Дозволяє вчасно помітити пропущені платежі, подвійні накладні або невраховані повернення.

Контроль заборгованості: Допомагає фінансовому відділу чітко бачити, хто з контрагентів винен гроші (і скільки), або яку суму винен ваш бізнес.

Юридична безпека: Підписаний з обох сторін акт звірки є офіційним документом, що підтверджує визнання боргу в разі виникнення спірних ситуацій.

Кейс: Компанія «PerkUpRoasters» постачає кавові зерна для мережі кав'ярень «ТОВ Стимул». За місяць було здійснено понад 20 відвантажень та кілька етапів оплати. Наприкінці звітного періоду бухгалтери помітили розбіжність у фінальних цифрах. Замість тривалого пошуку первинних документів в Excel, бухгалтер в один клік створює Акт звірки в системі BIMP за потрібний період у розрізі конкретного договору. Система автоматично підтягує «Находження товарів» та «Оплату постачальнику», миттєво локалізуючи різницю в 100 UAH.

Покрокова інструкція: Створення та ведення акту звірки

Крок 1. Перехід до розділу «Акт звірки» в картці контрагента

1. Відкрийте картку потрібного контрагента (наприклад, ТОВ Стимул).

2. У верхньому горизонтальному меню вкладками знайдіть та перейдіть на сторінку «Акт звірки».

3. Натисніть синю кнопку «+ Додати» у лівому верхньому кутку робочої зони. Справа відкриється бічна панель створення нового документа.

Крок 2. Заповнення властивостей та оновлення сальдо

У вкладці «Властивості», яка відкривається за замовчуванням, виконайте такі дії:

1. Період звірки: Оберіть часовий проміжок, за який потрібно перевірити операції.

2. Організація: Оберіть вашу компанію, від імені якої ведеться облік (наприклад, PerkUpRoasters).

3. Договір: Натисніть «+ Додати договір» та виберіть зі списку той договір, за яким проводиться аналіз операцій.

4. Після заповнення цих полів натисніть кнопку «Оновити сальдо». Система автоматично розрахує та зафіксує Сальдо на початок місяця та Сальдо на кінець місяця.

Крок 3. Наповнення акту первинними документами

1. У лівій частині бічної панелі перемкніться на вкладку «Дані звірки».

2. Натисніть кнопку «Оновити», розташовану над таблицею.

3. Система автоматично заповнить табличну частину всіма документами (накладними, оплатами), які були проведені в обраному періоді, відповідно до вказаної організації та договору.

Крок 4. Збереження акту звірки

1. Перевірте правильність відображення сум боргу організації та боргу контрагента.

2. Натисніть фіолетову кнопку «Зберегти» в самому низу панелі.

Робота зі створеним актом звірки та взаємодія з партнером

Після збереження новий документ з'явиться у загальному списку актів звірки в картці контрагента. Натиснувши на кнопку «...» (три крапки) з правого боку рядка акту, ви можете виконати такі дії:

• Відкрити: Переглянути деталі документа.

• Друкувати: Завантажити або роздрукувати друковану форму акту для подальшого надсилання контрагенту (наприклад, електронною поштою чи через месенджери).

• Скасувати та перемістити в архів: Якщо акт втратив актуальність або був створений помилково.

Робота зі статусами документа

Коли ви відкриваєте створений акт, у полі «Статус договору/акту» ви можете гнучко змінювати етапи роботи з ним, щоб команда бачила актуальний стан взаєморозрахунків:

• Новий — акт тільки створено та перевіряється всередині компанії.

• В роботі — документ надіслано контрагенту для звірки його даних.

• Завершено — дані з обох сторін зійшлися, акт підписано та погоджено.

Читайте також:

1. Створення рахунку на оплату

2. Створення та налаштування договору з контрагентом

3. Як створити контрагента

#акт_звірки #контрагенти #взаєморозрахунки #автоматизація_BIMP #фінансовий_контроль #сальдо #покупець #звірка