Расходы будущих периодов - это предварительная оплата работ и услуг, не относящихся к операционной деятельности предприятия.
Например, оплата страхового полиса, подписка на периодические издания, предварительно (за несколько месяцев вперед) перечисленные арендные платежи.
Как создать документ "Расходы будущих периодов" через блок Финансы и бюджетирование?
1. Переходим в блок Финансы и бюджетирование раздел Прочие операции денежных средств, и нажимаем кнопку "Создать".
2. Из выпадающего списка выбираем строку Расходы будущих периодов.
3. После нажатия соответствующей строки, перед нами открывается рабочее поле документа.
4. В левой части документа заполняем такие строки:
Поле Основные характеристики строка Комментарий (не обязательно) - вносим дополнительные характеристики к расходу.
В строке Ответственный - из выпадающего списка выбираем того, кто создал данный документ;
В строке Дата - автоматически, вносится дата и время при открытии документа, но вы можете изменить её вручную с помощью данного виджета в строке.
В строке Согласовано с - из выпадающего списка, выбираем того сотрудника/пользователя, с которым было согласовано данные расходы;
В строке Номер - указываем необходимый номер документу, вписавши в строку цифру.
В строке Статья расходов - из выпадающего списка, выбираем статью расходов по которой хотим провести расходы будущих периодов в компании.
В данный список также попадают статьи расходов, которые вы создаете самостоятельно в разделе Статьи расходов блоке Справочники.
В строке Поставщик - из выпадающего списка, выбираем контрагента - поставщика, по услугам которого у нас и происходят расходы.
В строке Количество месяцев - вписываем сколько месяцев наша компания будет проводить данный расход;
В строке Дата первого платежа - указываем дату первого платежа по данному расходу. Автоматически, вносится дата открытия документа, но вы можете изменить её вручную с помощью данного виджета .
В строке Организация для печати - из выпадающего списка выбираем ту организацию, со счета/кассы которой проводится выплата расхода, а также она будет отображаться во всех печатных формах документов.
В строке Вид взаиморасчетов - Безналичный или Наличный. Необходимо, нажать на кнопку соответствующею тому, из какого расчетного счета или кассы вы хотите оплатить расходы.
При выборе наличного вида взаиморасчетов, появляется поле Тип наличного расчёта - Касса или Карта. Необходимо выбрать, как ваша организация будет оплачивать расходы - из кассы организации или с её банковской карты.
В поле Расходы, необходимо указать с какого счета/кассы проводится оплата расхода.
После внесения, всех данных в поле Оплата, нажимаем на виджет
5. В правой части документа, до начала её заполнения появляется информационное табло, которое сообщает нам, об необходимости чтобы в двух частях документа было указано одинаковою сумму денежных средств - в поле Расходы и в строках правой части документа.
В верхней части рабочего поля, также есть кнопка "Разнести по месяцам", нажав на эту кнопку сумма указанная в поле Расходы - автоматически разобьется на ровные части, согласно количеству месяцев указных в строке Количество месяцев.
Так, выглядит рабочее поле документа после нажатия кнопки (нами было внесено, как пример сумму - 60000 тис. грн., и в строке Количество месяцев - 6).
6. Для того, чтобы разнести расходы вручную по месяцам, необходимо нажать на кнопку "Добавить +".
После нажатия, появляется строка в которой необходимо заполнить такие столбцы:
В столбце Направление деятельности - из выпадающего списка выбираем, то направление деятельности по которому происходит оплата расхода;
В столбце Проект - из выпадающего списка выбираем тот проект, по которому происходит оплата расхода.
В столбце Сумма расходов - вписываем сумму расхода по указанной в документе статье;
В столбце Комментарий - вписываем комментарий к расходу, при необходимости.
После внесения, всех данных в строку, нажимаем на виджет
Так, выглядит правильно заполненные строки в правой части документа. Но, так как мы заполняем документ вручную, то все остальные части суммы ми вносим начиная с нажатия кнопки "Добавить +".
7. После внесения всей информации, нажимаем на кнопку "Сохранить".