Як створити документ "Замовлення покупця"?
Створення "Замовлення покупця" через блок Продажі, розділ Замовлення-рахунок
Додаткові можливості після збереження документа
Масовий друк документів "Замовлення покупця" та "Продаж товарів, послуг".
"Замовлення покупця" (також відомий, як: інвойс, рахунок, рахунок-фактура) — у комерційній практиці документ, що надається продавцем покупцеві та містить перелік товарів і послуг, їх кількість та суму коштів, яку покупець має за них сплатити. У сервісі BIMP "Замовлення покупця" - документ, на основі якого ми створюємо документи "Продаж товарів і послуг" та "Оплата від покупця".
Важливо! "Замовлення покупця" - документ, на основі якого ми створюємо документи "Продаж товарів, послуг" та "Оплата від покупця". Поле Договір - обов'язкове для заповнення і вибирається з уже існуючих Договорів.
Якщо Договору з потрібним покупцем ще немає (наприклад, раніше взаємодіяли з ним як з Постачальником) - створіть договір з покупцем в картці контрагента. Після цього його можна буде вибрати зі списку.
Створення "Замовлення покупця" через блок Продажі, розділ Замовлення:
1. Переходимо до блоку Продажі, розділ Замовлення-рахунок.
2. Натискаємо кнопку "+ Створити".
Створення документа "Замовлення покупця" ⮯
Після цього відкриється вікно заповнення документа.
Якщо в полі є стрілочка випадаючого списку - це значить, що скоріш за все значення цього поля береться з Довідників. Ви можете почати вводити значення/назву поля, щоб швидше його знайти в списку. Але якщо вручну ввести не можна і потрібного значення в Довідниках немає - його треба там додати.
Заповнення документа Замовлення покупця.
Ліва частина документа складається з 5 секцій:
Секція Головне
Автоматично відкривається в момент відкриття документа.
Номер документа - власноруч можна надати документу необхідний номер або ж після збереження документа система автоматично надасть йому номер;
Дата створення - автоматично вноситиметься поточна дата, або ви можете самостійно вибрати іншу дату створення (якщо це дата не поточного дня);
Покупець - зі списку вибираємо того, кому хочемо продати товар/послугу у випадку створення замовлення в блоці продажі. У випадку створення Замовлення через картку контрагента, покупець вже буде автоматично заповнений.
Також є можливість додати нового покупця в цьому рядку, вносимо назви контрагента і за допомогою кнопки "+" перед назвою покупця створюємо нового контрагента, який автоматично додасться до списку контрагентів і можна буде одразу ж його вибрати в списку.
Договір - після обрання покупця, система за замовчуванням, підставляє той договір, який зазначений, в його картці контрагента, як Основний. В разі необхідності, договір можна вибрати зі списку, якщо маємо створені додаткові договори з цим контрагентом;
Напрям діяльності - автоматично вноситься найменування напряму діяльності, що було зазначено у Договорі, на основі якого створено цей документ "Замовлення покупця";
Проєкт - автоматично вноситься згідно з інформацією в обраному Договорі;
Склад - зі списку, що випадає вибираємо, з якого складу проходитиме відвантаження товару покупцю;
Прайс-лист - зі списку, що випадає, вибираємо той прайс, за цінами з якого хочемо реалізувати товар/послугу;
Кількість днів резерву - вписуємо вручну, ту кількість днів, котрі товар вказаний в даному замовленні-рахунку буде знаходитися в резерві;
Відповідальний - система автоматично виставляє відповідальним користувача, що створив даний документ, за необхідності зі списку можна обрати іншого користувача.
Секція Доставка
Тут вказуємо Дату відвантаження, а також всю необхідну інформацію стосовно доставки замовлення.
- Дата відвантаження - система автоматично вносить поточну дату, або якщо у вас відвантаження проходить пізніше, ви можете самостійно вибрати іншу дату відвантаження проданої продукції зі складу.
- Адреса доставки - система автоматично вносить адресу з одноіменного поля в картці контрагента, якщо воно заповнене. Якщо це замовлення треба доставити на іншу адресу, Ви можете самостійно вказати іншу адресу.
Наразі даний блок є суто інформаційним, тобто інформація вказана у ньому ніде не відображається і побачити її можна тільки в самому документі "Замовлення покупця" та в розділі Замовлення-рахунок блоку Продажі.
Секція Друк
У ный можна обрати свою організацію, яку бажаємо зазначити в рахунку на оплату, тобто в друкованій формі документа Замовлення покупця.
Секція Оплата
Містить в собі перемикачі, для обрання умов оплати замовлення:
Тип взаєморозрахунків. Обираємо "Безготівковий" тип або "Готівка".
Тип взаєморозрахунків НЕ впливає на можливість проведення оплати іншим типом взаєморозрахунків. Тобто якщо Ви вкажете в замовленні безготівковий тип, а клієнт зробить оплату готівкою, навіть без зміни в замовленні можна буде провести оплату в готівці. Також можна провести оплату частково в готівці, частково безготівково.
(Готівка). Тип готівкового розрахунку: Каса або Карта. В друкованій формі документа "Замовлення покупця" назва каси вказуватись не буде, але карта буде вказана в форматі аналогічному розрахунковому рахунку.
(Безготівковий). Розрахунковий рахунок, який ми бажаємо зазначити в рахунку на оплату, тобто в друкованій формі документа "Замовлення покупця".
Відтермінування - Часткова - означає, що оплата від покупця за товар/послугу, буде зроблено з відстрочкою розбитої на кілька платежів, і необхідно вказати, якого числа надійде кожен із платежів;
Відтермінування - Без відстрочки - означає, що оплата від покупця за товар/послугу буде здійснена єдиним платежем, без відстрочки;
Відтермінування - Повна - означає, що оплата від покупця за товар/послугу буде здійснена з відстрочкою на всю суму реалізованого товару/послуги, і необхідно вказати, якого числа надійде платіж.
Додати в платіжний календар - можливість зробити платіж регулярним і додати його в план платежів.
Вибрати можна тільки ті рахунки, які вже додані в розділі Довідники, блок Банки/Розрахункові рахунки. Інтеграцію з Монобанк можна налаштувати за посиланням.
Секція Інше.
Коментар, вносимо коментарі про наше замовлення. Максимальна кількість символів – 1000 символів.
CheckBox, створений для інтеграції з CheckBox.
Чек бокс "Дропшипінг", створений для надання замовленню статусу Дропшипінг замовлення.
У праву частині документа ми додаємо номенклатуру, яку продаємо у даному замовленні:
Після натискання кнопки "Додати" з'являється рядок, в якому необхідно заповнити інформаційні стовпчики про товари/послуги, які ми хочемо реалізувати за допомогою даного документу.
Номенклатура - зі списку, що випадає, вибираємо товар або послугу що надає Ваша компанія, яку хочемо реалізувати за допомогою даного документа:
Резерв – вписуємо кількість зарезервованого товару на складі компанії;
Ціна - автоматично підтягується ціна з прайсу вказаного у документі, або прописати ціну вручну. Також єсть можливість обрати необхідну ціну із будь-якого прайсу, що зазначений у списку, натиснувши на дане поле;
Знижка - вказуємо відсоток знижки.
Сума - автоматично прописується сума коштів (програма перемножує дані в стовпцях Кількість і Ціна).
Якщо виникла ситуація, коли створюєте документ "Замовлення покупцю", а товар чи послуга для цього замовлення ще не створені у сервісі, то можна створити нову номенклатуру прямо з поля Номенклатура. Для цього спочатку введіть найменування номенклатури та натисніть кнопку "+" у лівій частині поля. Після цього нова номенклатура стане доступна для вибору в цьому полі та так само вона з'явиться в довіднику Товари та послуги.
Додаткові можливості після збереження документа
Після збереження документа “Замовлення покупця” з'являються область з кнопками:
- Друк. Ви можете роздрукувати Рахунок на оплату або ж Друк комплектів.
- Є можливість Скопіювати та створити.
- Створити на підставі, тобто на підставі даного документа є можливість створити ряд документів, а саме: “Продаж товарів, послуг”,“ Оплата від покупця”, "Замовлення від постачальнику”.
- Завантажити з Excel, за допомоги цієї кнопки, Ви можете скачувати друковані форми документів у файл Excel.
- Скасувати. Замовлення буде помічено як Скасоване.
Інтеграція з ПриватБанк та Монобанк
У BIMP можна також створити платіжний документ для ПриватБанк для Бізнесу. Це дає можливість завантажити шаблон платіжного документа по замовленню (завантаження без ЕЦП), а також відправити платіж контрагенту - в такому випадку знадобиться ЕЦП. Можна також завантажити готовий документ у форматі .xml, який далі буде імпортовано як готове Замовлення Покупця.
Також можна створювати платіжні документи для ПриватБанс та МоноБанк при редагуванні замовлення (див. скрін вище)
Важливо! Створювати платежі для ПриватБанк та МоноБанк можна лише після збереження Замовлення і лише для тих покупців, у яких вказаний розрахунковий рахунок цих банків. Його треба додати у Довідниках.
Статус замовлення
За замовчування кожному створеному/імпортованому замовленню присвоюється статус Новий.
Два флажки поряд зі статусом - Сума відвантаження і Сума оплати. Статус можна змінити, відкривши запис замовлення (клікніть на його рядок) в лівій частині, натискаючи на стрілку, або вибрати з випадаючого списку, якщо натиснути на іконку статусу:
Після завершення створення документа обов'язково натисніть одинарну або подвійну галочку в лівій боковій частині для його збереження.