Як налаштувати роботу з контрагентами та їхніми дочірніми організаціями в системі BIMP

Налаштувавши цей зв'язок, ви зможете виставляти рахунки й оформлювати первинні документи на кожну дочірню компанію окремо, але бачити загальний фінансовий баланс, історію оплат та заборгованість у цілому по всій групі компаній (партнеру) в один клік.

У реальному бізнесі часто виникає ситуація, коли ваш фактичний партнер — це один великий бренд або мережа, а фінансові операції проходять через різні юридичні особи чи ФОП. Без правильної структуризації в ERP-системі виникає хаос:

• Проблема дебіторської заборгованості: Важко швидко зрозуміти, скільки всього грошей винен клієнт, адже суми розпорошені по п'яти різних картках.

• Втрата часу менеджерами: Доводиться вручну сумувати баланси в Excel або відкривати купу звітів, щоб звірити загальну суму закритих розрахунків.

• Помилки при рознесенні оплат: Кошти, що прийшли на один ФОП, складно коректно зарахувати в рахунок боргу іншого підрозділу компанії-клієнта

Практичний кейс:  Компанія працює з великим клієнтом — мережею «Кава Львівська». Внутрішня бухгалтерія та менеджери знають їх саме під цим спільним іменем. Проте під час фінансових операцій «Кава Львівська» просять виставляти рахунки та відвантажувати товари на кілька своїх дочірніх організацій та пов'язаних ФОП (наприклад, ФОП Газда,  ФОП Карпець, тощо).

Покрокова інструкція з налаштування структури в BIMP

Крок 1. Створення картки Головного контрагента

Спочатку необхідно створити «керуючу» картку, яка буде виступати головним брендом та консолідувати аналітику.

1. Перейдіть у лівому меню до розділу Контрагенти.

2. Натисніть кнопку + Додати.

3. У полі Найменування вкажіть назву головної компанії або бренду.

4. Заповніть базові дані та натисніть кнопку Зберегти (або галочку підтвердження).

Крок 2. Створення дочірніх контрагентів та зв'язування з Головним

Тепер створимо картки організацій, на які безпосередньо будуть виписуватися рахунки та акти, та зв'яжемо їх із головною компанією.

1. Перейдіть до розділу Контрагенти та натисніть + Додати.

2. У полі Найменування введіть офіційну назву дочірньої компанії, на яку виставляються рахунки (наприклад, ФОП Газда І.В.).

3. Знайдіть у списку полів аналітичний рядок Головний контрагент.

4. Почніть вводити назву або виберіть зі списку створеного на Кроці 1 контрагента .

5. Внесіть у відповідні поля офіційні реквізити цієї дочірньої структури: ЄДРПОУ, Директор / Власник (Газда Іван), Телефон тощо.

6. Повторіть цей крок для всіх інших ФОП та юридичних осіб, що належать до групи «Кава Львівська».

7. Натисніть кнопку Зберегти.

Після того, як ви створили правильну ієрархію, ваші менеджери виставляють рахунки-фактури, створюють замовлення та акти безпосередньо на конкретних дочірніх контрагентів (ТОВ , ФОП  тощо). Оплати, що надходять на ваші поточні рахунки, також прикріплюються до цих конкретних платників.

Щоб перевірити, чи закриті розрахунки та яка загальна ситуація з боргами, використовуйте фінансові звіти системи BIMP.

1. Звіт «Взаєморозрахунки» з групуванням

1. Перейдіть у розділ Звіти та оберіть звіти по Взаєморозрахунках " Взаєморозрахунки з Контрагентами, Покупцями, Постачальниками".

2. Зайдіть у налаштування фільтрації та групування звіту.

3. Виберіть  в параметрах групування поле Головний контрагент.

4. Натисніть Сформувати.

Результат у звіті: Програма відобразить деревоподібну структуру. Ви побачите спільний рядок "Кава Львівська", де буде виведено сумарний баланс. Розгорнувши цей рядок, ви побачите деталізацію по кожній дочірній компанії:

Акт звірки взаєморозрахунків

Якщо вам потрібно надіслати клієнту документи для підтвердження залишків, ви можете сформувати Акт звірки  окремо по конкретному дочірньому підприємству (наприклад, для подачі в податкову від імені конкретного ФОП). Для цього необхідно перейти у картці Контрагента до вкладки Акти звірки, та сформувати ці документи.  Дивись: Як створити Акт-звірки з Контрагентом.

А також  скористатися консолідованим переглядом у Звітах системи, зробивши групування по  Головному контрагенту, для внутрішнього контролю з керівництвом «Кава Львівська».

Підсумок

Завдяки використанню аналітичного поля Головний контрагент у системі BIMP, ви повністю вирішуєте проблему розгалужених взаєморозрахунків з великими клієнтами. Ви більше не будете витрачати час на ручне зведення балансів різних ФОП у сторонніх таблицях, а автоматизовані звіти завжди покажуть точний фінансовий результат та наявність реальних боргів.

Читайте також:

1. Як створити та налаштувати картку контрагента в BIMP

2. Створення та налаштування Договору з Контрагентом.

#контрагенти #взаєморозрахунки #борги #звіти #BIMP #інструкція #автоматизація #бухгалтерія #головний контрагент