Введення початкових залишків: як правильно «переїхати» в BIMP

Чому це важливо

Від того, наскільки точно внесені початкові дані, залежить достовірність вашого управлінського балансу та звітів про прибутки у майбутньому.

Це допомагає вирішити наступні задачі:

• Точність складського обліку: ви знаєте точну кількість та собівартість товару на складі на перший день роботи.

• Контроль дебіторської та кредиторської заборгованості: ви бачите, хто винен вам і кому винні ви.

• Фінансовий результат: система зможе коректно вираховувати прибуток, оскільки вже знає «вхідну» вартість активів.

Практичний Кейс: Компанія «Смарт-Логістик» переходить на BIMP з 1-го числа місяця. На цей момент у них на складі лежить 100 ноутбуків, клієнти винні їм 50 000 грн, а на розрахунковому рахунку — 200 000 грн. Якщо просто почати відвантажувати товар без внесення залишків, система покаже «мінус» на складі, а борг клієнта просто не відобразиться у звітах. Внесення початкових залишків робить роботу прозорою з першої хвилини.

Крок 1

Відкрийте розділ меню "Фінанси" та перейдіть до вкладки "Введення початкових залишків"

Крок 2

Натисніть кнопку +Створити, за заповніть відповідні вкладки документу.

Призначення вкладок документа «Введення початкових залишків»

Для зручності документ розділений на тематичні блоки. Нижче описано призначення кожної вкладки:

1. Запаси — сюди вносяться всі товари, сировина та готова продукція, що фактично знаходяться на ваших складах. Важливо вказувати не лише кількість, а й собівартість.  Як завантажити склад 

2. Грошові кошти — фіксація залишків готівки в касах та безготівкових коштів на банківських рахунках компанії. Інструкція по налаштуванню

3. Взаєморозрахунки з покупцями — перелік усіх клієнтів , які на момент старту мають заборгованість перед вашою компанією за відвантажені товари або послуги, чи отримані передплати. Інструкція по налаштуванню.

4. Взаєморозрахунки з постачальниками — ваші борги перед партнерами за отримані раніше товари чи послуги, які ви ще не оплатили або зробили передплата . Інструкція по налаштуванню. 

5. Взаєморозрахунки з підзвітними особами — фіксація коштів, які були видані співробітникам на господарські потреби або відрядження, але за які вони ще не відзвітували. Інструкція по налаштуванню.

6. Персонал — заборгованість компанії перед працівниками по заробітній платі (або, навпаки, переплати/аванси), що накопичилися до моменту переходу в систему. Інструкція по налаштуванню.

7. Податки — відображення переплат або заборгованостей перед бюджетом по різних видах податків (ПДВ, ЄСВ, ПДФО тощо). Інструкція по налаштуванню.

8. Майно — облік основних засобів компанії (автомобілі, техніка, приміщення) з їхньою поточною вартістю для подальшого нарахування амортизації. Інструкція по налаштуванню.

9. Прямі витрати — фіксація витрат, які вже понесені, але ще не включені в собівартість готової продукції (актуально для незавершеного виробництва). Інструкція по налаштуванню.

10. Інші витрати — накопичені витрати майбутніх періодів або інші специфічні фінансові зобов'язання, що впливають на фінансовий результат. Інструкція по налаштуванню

11. Історія змін — службова вкладка, де фіксується, хто, коли та які зміни вносив у цей документ для забезпечення безпеки даних.

Крок 3 

Фінальний етап: Перевірка балансу та контроль залишків

Фінальна перевірка через звіти дозволяє:

• Усунути розбіжності: Виявити забуті платежі або подвійне введення товарів.

• Гарантувати точність звітів: Якщо початковий баланс вірний, то кожен наступний звіт (P&L, CashFlow) буде відображати реальний прибуток.

• Спокій власника: Впевненість у тому, що цифри в системі ідентичні цифрам у вашій реальній касі та на складі.

Звірка складських залишків

1. Відкрийте звіт «Рух товарів».

2. Звірте кількість та суму одиниць з вашим інвентаризаційним описом.

Звірка грошових коштів

1. Відкрийте звіт «Рух грошових коштів».

2. Звірте суми та залишки на всіх рахунках та касах.

Звірка взаєморозрахунків

1. Відкрийте звіти «Взаєморозрахунки з покупцями» та «Взаєморозрахунки з постачальниками».

2. Переконайтеся, що всі ваші борги перед постачальниками та борги клієнтів перед вами відображені коректно.

Підсумок:

Заповнення документа «Внесення початкових залишків» — це єдиний спосіб почати роботу в ERP-системі з коректними даними. Це ваш «цифровий знімок» реального стану бізнесу.

Читайте також:

Створення та налаштування компанії

#BIMP #ПочатковіЗалишки #НалаштуванняERP #Облік #Фінанси #СкладськийОблік #ВпровадженняСистеми #УправлінськийОблік #ПочатковіЗалишки_введення #ПочатковіЗалишки_завести #ПочатковіЗалишки_додати